Introducción
Solvay reconoce y apoya los intereses de privacidad de todas las personas, y respeta estos intereses cuando Solvay recopila y procesa información personal. En particular, Solvay respeta la privacidad de sus clientes, proveedores y empleados y otras personas con las que la compañía tiene interacciones comerciales. Además de las restricciones y obligaciones de esta Política, Solvay cumple con las leyes nacionales aplicables que protegen la privacidad de la Información personal, incluido el Reglamento general de protección de datos de la UE 2016/679), vigente a partir del 25 de mayo de 2018, y todas las leyes. y regulaciones en las jurisdicciones en las que Solvay lleva a cabo sus negocios.
Alcance
Esta política aplica a:
(1) Información personal recopilada, mantenida, utilizada o procesada de otro modo por cualquier Unidad de negocio global, Función / Actividad de apoyo comercial o Filial de Solvay. Esta Política es global y se aplica a todas las ubicaciones de Solvay. Es la base imperativa para el uso de datos personales y solo puede ser reemplazada por regulaciones nacionales más estrictas;
(2) Información personal en cualquier formato, incluidos registros computarizados e información electrónica, así como archivos en papel; e
(3) Información personal que Solvay recopila y utiliza para sus propios fines comerciales.
En algunos casos, Solvay procesa la información personal que pertenece a otras empresas, en particular, en el marco de los acuerdos de servicios de transición. En estos casos, Solvay protegerá la Información personal de conformidad con esta Política, cumplirá con todas las leyes que regulan la información y utilizará la información sólo según lo autorizado por el propietario de los datos, según se establece específicamente en un Acuerdo de servicios de transición.
Los términos de esta Política también están destinados a aplicarse a los agentes y contratistas que manejan y procesan la Información personal en nombre de Solvay.
Definiciones
Para los propósitos de esta Política, se aplicarán las siguientes definiciones:
"Información personal" (o información de la persona), también denominada Información de identificación personal (PII) o Datos personales, se refiere a cualquier información que se pueda utilizar para identificar directa o indirectamente a una persona. Incluye cualquier información que permita identificar a una persona, ya sea a partir de ese dato solo, o de esos datos y otros datos que estén disponibles o que probablemente estén disponibles, como su nombre, domicilio, correo electrónico, número de identificación, salario. e información sobre beneficios. No hay distinción entre la Información personal sobre un individuo en sus roles privados, públicos o laborales, ya que todos están cubiertos por esta Política.
"Procesamiento" significa cualquier operación o conjunto de operaciones que se realiza sobre la Información personal, ya sea por medios automáticos o no, como la recopilación.
“Información personal sensible” significa información personal que revela condiciones médicas o de salud, origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical o información que especifique la vida sexual u orientación sexual del individuo.
Principios de privacidad
(1) Recopilación o uso de datos - Fines
Solvay recopila y utiliza la información personal para respaldar y promover sus negocios. Solvay procesa la información personal sólo para fines limitados, explícitos y legítimos y siempre de acuerdo con la ley aplicable. Los tipos de información y los fines para los que recopilamos información personal pueden incluir:
Para empleados
Solvay recopila y usa la Información personal según sea necesario para los procesos de recursos humanos y empleo de empleados actuales y potenciales y contratistas independientes.
Para clientes, vendedores, proveedores y personal subcontratado
Aunque nuestros clientes, vendedores, proveedores y subcontratistas son en su mayoría empresas, Solvay recopila información personal sobre las personas que trabajan para ellos. Esta información de contacto comercial y otros datos personales se utilizan para administrar acuerdos comerciales existentes y futuros.
Otros
Se puede recopilar, usar y divulgar información personal adicional para los fines para los que se recopiló y para fines de cumplimiento legal, incluidos informes reglamentarios, investigación de acusaciones de irregularidades y gestión y defensa de demandas y acciones legales, y cumplimiento de citaciones. órdenes judiciales y otras obligaciones legales. Por ejemplo, podemos recopilar información sobre las personas que visitan nuestras instalaciones.
Solvay recopila esta información sólo de una manera razonable y legal.
(2) Avisos de privacidad - Transparencia
Cuando sea necesario, Solvay informa a las personas sobre el procesamiento de su información y también hace que esta información esté disponible a pedido. En particular, sus avisos de privacidad contienen:
- El tipo de información que recopilamos;
- Los propósitos por los cuales recopilamos información personal;
- Los tipos de partes a las que divulgamos información personal;
- las garantías de privacidad e información que empleamos; y
- cómo acceder, corregir o borrar la información personal (si corresponde).
Solvay también ofrece transparencia con respecto a las transferencias internacionales de información. Cuando sea posible, los avisos de privacidad incluyen información sobre cómo se puede utilizar los datos personales dentro del Grupo Solvay y por terceros, los propósitos de dichas transferencias, los destinatarios potenciales y las salvaguardas que Solvay ha implementado para ayudar a garantizar un nivel adecuado de protección. para la información transferida.
(3)Licitud y equidad del procesamiento
Solvay procesa la información personal de manera legal y justa en relación con el individuo. Esto implica que todo el procesamiento se basa en motivos legítimos, como la necesidad del procesamiento para (i) la preparación y / o ejecución de un contrato con el individuo, (ii) el cumplimiento de una obligación legal impuesta a Solvay, (iii) la protección de intereses vitales de la persona, (iv) el desempeño de una tarea llevada a cabo en interés público, o (v) los intereses legítimos perseguidos por Solvay o por un tercero, excepto cuando dichos intereses sean anulados por los intereses o los derechos y libertades fundamentales de el individuo que requiere protección de información personal.
Además, cuando la ley, contrato o acuerdo exija el consentimiento de una persona para la recopilación, el uso o la divulgación de información personal, Solvay debe recibir dicho consentimiento antes del procesamiento o transferencia de la Información personal.
(4) Información sensible
Hay ciertos tipos de información personal que Solvay considera particularmente sensibles y para los cuales Solvay proporciona protección de privacidad y confidencialidad adicional y adecuada. Solvay solo recopilará y utilizará esta Información personal confidencial cuando exista una base legal, o cuando se haya obtenido el consentimiento de la persona o cuando existan razones comerciales imperiosas si está permitido legalmente.
(5) Precisión de la información
Solvay emplea medios razonables para mantener la Información personal razonablemente precisa, completa y actualizada, según sea necesario para los fines para los que fue recopilada.
(6) Divulgación de información
Divulgación interna
En general, la Información personal se puede compartir dentro de Solvay, cuando esté legalmente permitido para fines corporativos razonables y apropiados. Sin embargo, incluso dentro de Solvay, el acceso a la Información personal está restringido a aquellos empleados, agentes o contratistas que necesitan acceso para llevar a cabo sus funciones asignadas.
Divulgación externa
La divulgación de información personal más allá de los empleados, agentes o contratistas de Solvay solo puede realizarse según lo permita o exija la ley o el proceso legal, o de conformidad con un acuerdo, necesidad comercial o con el consentimiento de la persona. En particular:
Empleados
Solvay puede divulgar información personal sobre trabajadores y empleados a una variedad de terceros que brindan servicios a sus empleados, como administración de nóminas o beneficios.
Todos los individuos
La información personal siempre puede divulgarse en relación con iniciativas de cumplimiento legal, en respuesta a una solicitud de información del gobierno o como parte de la diligencia debida, negociación y finalización de una venta o transferencia de todo o parte de nuestros negocios.
(7) La ubicación de la información personal y la transferencia internacional
La información personal puede almacenarse y procesarse en las oficinas centrales nacionales, regionales o globales de Solvay, en las ubicaciones de una filial de Solvay o de nuestros proveedores de servicios, en uno o más de nuestros centros de datos internacionales y en la nube a través de nuestros proveedores de servicios y siempre de acuerdo con con las leyes aplicables.
La presencia internacional de Solvay implica una gran cantidad de transferencias de Información Personal entre diferentes entidades de Solvay, así como a terceros ubicados en varios países. Solvay se esfuerza por garantizar que se implementen las salvaguardas adecuadas para asegurar dichas transferencias de información de conformidad con las leyes aplicables.
(8) Protección de la información personal
Para ayudar a proteger la confidencialidad de la información personal, Solvay emplea medidas de seguridad adecuadas a la sensibilidad de la información. Estas salvaguardas incluyen medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger la confidencialidad y seguridad de la Información personal contra amenazas anticipadas y acceso no autorizado a la Información personal. Solvay también mantiene un programa eficaz de gestión de violaciones e incidentes de privacidad y protección de datos. Cuando lo requiera la ley aplicable, Solvay informará las violaciones de la Información personal a la autoridad pertinente y / o informará a la persona afectada.
(9) Acceso y corrección: derechos de las personas
Por lo general, Solvay proporcionará a las personas que lo soliciten la oportunidad de examinar su propia información personal, confirmar la exactitud e integridad de su información personal y actualizar su información personal, si corresponde. Solvay brinda a las personas una oportunidad razonable para oponerse a la recopilación, uso y divulgación de su Información personal.
(10) Retención
Solvay se esfuerza por no retener la Información personal durante más tiempo del permitido por las leyes aplicables.
Responsabilidades
Es responsabilidad de todos los empleados ayudar en la protección de la Información personal, actuando de acuerdo con esta Política. Cada empleado también es responsable de ayudar a garantizar que la información personal que posee Solvay sea precisa y esté actualizada.
Solvay ha establecido una Oficina de Privacidad y Protección de Datos que es responsable de coordinar los esfuerzos de cumplimiento de privacidad de Solvay, así como de implementar una comunicación y capacitación efectivas relacionadas con esta Política. Cuando así lo requiera la legislación nacional, Solvay designará delegados de protección de datos a nivel nacional o local.
Es responsabilidad de cada Unidad de Negocio Global, Función / Actividad de Soporte Comercial o Afiliado de Solvay, y de cada empleado garantizar el cumplimiento de esta Política al procesar la Información Personal e informar a la Oficina de Protección de Datos y Privacidad cualquier incumplimiento o violación. .
La Oficina de Protección de Datos y Privacidad es responsable de definir y actualizar esta Política.
Cualquier violación de esta Política puede resultar en acciones apropiadas, incluidas acciones disciplinarias, acciones de mitigación y la interrupción de las relaciones comerciales, sujetas y de conformidad con las leyes aplicables.